新形势下基层档案查阅中心的发展路径

侯江波 郝瑞梅

　　近年来，某县级档案馆努力为档案利用者提供全面、及时、准确和有效的服务，充分发挥档案工作服务大局、服务民生、服务发展的作用。2019年以来共接待查档利用2910人次，查阅档案1.62万余卷（件、册），为领导决策参考、经济建设、编史修志、百姓生活等提供了大量祥实的档案资料，实现了利用服务高质量、档案价值最大化。

　　2024年1月29日，在全国档案工作暨表彰先进会议上，国家档案局要求：提升档案利用服务水平，加强档案检索体系建设，充分运用信息化手段为档案利用提供便利。面对这一新形势、新任务、新要求，基层档案查阅利用工作还存在一些不适应的地方。笔者试着从该馆的典型查阅案例中审视和思考新形势下基层档案查阅中心的发展路径。

　　一、要持续推进档案数字化建设

案例1：2019年8月，电厂职工郭某等7人前来查档，原因是国家有政策对待特殊工种人员减少养老保险缴纳年限。工作人员用时14天在3000多页会计档案中逐年、逐月、逐人查找当年的工资证明，为其7人享受国家优抚政策提供了原始凭证。

　　案例后续：2020年该馆完成了馆藏档案数字化扫描工作。以前都是工作人员入库房查找纸质档案，如今在电脑上输入关键字就可查档，人工查档14天的工作量仅1日就可完成。

　　案例2：融媒体中心响应本地“两类档案”（抗击疫情和脱贫攻坚）征集入库号召，整理并报送了自2017年至2021年关于扶贫内容的专题视频464个和报纸刊登821篇合订本。档案馆把这些资料作为专门档案永久保管于库房中，以便存史留证，供人查阅。馆内没有档案信息化专业技术人员，不能及时挂接录入到馆智慧档案管理系统便于查阅利用，计划接收档案达到一定数量，交由信息化外包公司扫描录入。

　　案例分析：将现有馆藏档案数字化是把纸质档案变为数字信息，是杜绝档案遗失和破损的一种保护手段，同时也提高了查档效率。《全国档案信息化建设实施纲要》指出：把档案信息化纳入国家信息化的总格局，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，加快档案信息化基础设施建设。从案例2中看到档案馆缺少档案的数字化管理人才，推进“增量电子化”、全面“存量数字化”工作还有待进一步优化提升。

　　二、要加大民生档案接收进馆力度案例3：村民胡某与邻居因为自家宅基地边界发生纠纷。双方前来档案馆查找1952年的土地证。根据土地证上所标示宅基地四邻四至、面积等详情，村委会拿出公正调解意见，平息了一场风波。

　　案例4：一对在上海居住的老年夫妻打来电话求助，希望能在该馆档案信息网在线申请查找30多年前办理的婚姻登记证明。而馆里没有接收婚姻档案，也无法在线办理查阅事项。馆领导积极协调民政部门，一周后在婚姻登记服务窗口拿到了老人需要的证明并邮寄到上海。

　　案例分析：诸如土地证、林权证、婚姻证明等这些关系公民个人衣、食、住、医方面的档案资料统称为民生档案。它是维护群众权益的原始凭证，也是人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的集中体现。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》第八条指出：各级国家档案馆要积极接收各类民生档案，把民生档案纳入国家档案资源体系。

　　三、提升基层档案员业务能力

案例5：一名在职教师前来查阅教育局的文书档案。现今黄河滩区迁建，政府给户籍地人口分房子、发拆迁款。由于他户口不在工作的村庄，无法享受补偿，希望找到当时教育局下发的文件通知，以证明自己从那时起就在本村教书和生活。工作人员在查阅人提供的前后几年间的200多份文件里，均未找到相关内容。

　　案例后续：该馆负责接收征集工作人员推测：这种年度文件收集不全、缺文号的情况，往往是单位没有专职档案员。工作人员职责不清，文件下发后不及时归档，年底再归出现遗失，或是由于新老档案员交接工作仓促造成遗漏等导致的。

　　案例6：特级教师杜某某前来该馆查阅1991年教育局文件，希望找到当年民转公的录取名单作为离退休证明。仅查到当年教育局转发的上级通知意见，并没有找到她需要的依据内容。

　　案例分析：档案管理工作主要涉及收集、鉴别、分类整理等全流程管理，专业性强。档案整理是否规范，保管是否科学，与档案员息息相关。所以追根溯源，形成档案的单位务必重视档案员的专业素质培养，确保档案收集完整、规范，归档及时，保管科学。

　　四、引进计算机网络应用及信息化建设专业人才

　　案例7：一名退休领导干部写本人的回忆录，需查阅从刚入职起20多年间工作过的各机关、乡镇档案。查询系统突然故障无法开机，工作人员不懂系统维护，最终采用人工查档，用时近20个工作日。

　　案例分析：档案信息管理系统必须保持正常运转状态以支持查档服务，提升日常网络系统维护能力，需引进懂技术的计算机网络应用人才。

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》指出：到2025年，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。当前，基层档案工作正朝着规范化、数字化、智能化方向发展，档案数字化人才缺口将随着档案信息化建设和数字化转型继续扩大，2022年档案数字化管理师这一新型职业应运而生，纳入我国新版职业分类大典。档案查阅中心要逐步培养、配备诸如数字化管理师等档案专业技能人才，以档案工作技术现代化、档案资源管理信息化、档案工作人员现代化助推档案工作组织与管理现代化，从而实现档案服务现代化。

（作者单位：长垣市档案馆）